Opsætning af e-mail journalisering i Outlook

Johannes Madsen  28 August 2015 11:00:07

Hvis du bruger Outlook til e-mail og har fået TeamCase op at køre, så er det let af få sat Outlook-journalisering op ved at følge nedenstående.

1. Start TeamCase og tryk på TeamCase-ikonet øverst til venstre



2. Klik på det markerede link



3. Følg beskrivelsen

Bemærk at den side du åbner indeholder en vedhæftet zip-fil. Det er vigtigt at filen pakkes ud inden du installerer den (tryk på knappen som er overstreget herunder).

• Comments [0]

Bedre overblik over sager

Johannes Madsen  26 June 2015 11:29:43

Når du åbner en sag ser dit skærmbillede således ud:



Skærmbilledet består af to halvdele: Den øverste del viser sagen og den nederste del sagsakterne, men i de fleste tilfælde er det den nederste del som er interessant og så er det irriterende at man kun kan se så få linier.

Løsningen er at trykke på bjælken midt på skærmen hvor der står ´”Skjul/vis sagadata”:



Hvis du gør det, klappes den øverste del sammen og du kan nu se dobbelt så mange sagsakter.

Men det bliver bedre endnu, for hvis du skal finde noget og gerne vil være fri for at åbne hvert dokument, kan du smugkigge på dokumenterne ved at trykke på bjælken helt til højre:



Bemærk at det også er muligt at smugkigge uden først at skjule sagsdata.

Bemærk at ovenstående kræver at jeres TeamCase installation kører Version 8 eller højere. Kontakt Teamsoft hvis I ønsker at opgradere.

• Comments [0]

Flyt flere sager samtidigt

Johannes Madsen  17 June 2015 13:18:28

Forhåbentligt ved du godt at du kan omjournalisere en sagsakt ved at højreklikke på den i en oversigt og vælge:

Sag > Flyt til en anden sag

Hvis flere sagsakter skal omjournaliseres, kan du sætte flueben i margin på de sagsakter der skal flyttes, og således flytte dem på én gang. På den måde kan du omjournalisere alle sagsakterne på sagen, men hvis sagen ikke skal bruges mere, er det måske lettere at flytte selve sagen.

Det kan du gøre ved at trykke [Rediger] og bruge den markerede knap:



Men hvad hvis I har defineret en ny journalplan og derfor har brug for at flytte en hel masse sager? Ja så kan man markere alle de sager der skal flyttes i oversigten og bruge knappen [Flyt de markerede sager]:



Bemærk at det kun er brugere med rollen [Setup] der kan anvende denne knap.

Bemærk at ovenstående kræver at jeres TeamCase installation kører Version 8 eller højere. Kontakt Teamsoft hvis I ønsker at opgradere.  

• Comments [0]

Sådan opgraderer du en privat oversigt

Johannes Madsen  19 May 2015 13:44:48

Nogle af TeamCase' oversigter er private, så du har din egen private kopi af oversigten som ligger på din egen computer. Det er smart fordi oversigten kun viser det som er relevant for dig, men det er også noget bøvl, for når TeamCase bliver opgraderet så bliver din private oversigt ikke opgraderet.

En eksempel på en privat oversigt findes i menuen under Dokumenter > Opfølgning:



Så længe du ikke har markeret "Alle medarbejdere" øverst, viser oversigten kun de udeståender som du er ansvarlig for. De vil løbende blive ajourført, men selve designet af oversigten vil ikke blive ajourført når du først har haft den åbnet.

Løsningen på problemet er at slette din private kopi af oversigten. Det er kun dig der kan gøre det. Det kan desværre ikke automatiseres.

Du gør det således:



Tryk på [Ja] når denne boks kommer op:



TeamCase vil nu åbne en tilfældig oversigt som sandsynligvis ikke er relevant for dig. Hvis du vi se det opgraderede design, skal du gå ind i menuen og vælge Dokumenter > Opfølgning igen

• Comments [0]

Husk at følge op på jeres udeståender

Johannes Madsen  30 April 2015 13:08:48

Hvis man vil være en troværdig virksomhed, er det vigtigt at holde det man lover, at levere til tiden etc., men det kan være svært hvis man har travlt fordi man har mange bolde i luften.

Du kan måske lave dit eget system, så du kan følge op på dine egne ind- og udgående e-mails, men det er ikke alle udeståender der findes som e-mails, og hvordan sikrer du sig at dine kolleger gør det samme og hvad hvis de er syge eller på kursus?

Derfor kan TeamCase give dig et samlet overblik over udeståender, både over dine egne og alle virksomhedens, samt definere aktioner som ikke er knyttet til bestemte dokumenter.

Du kan fx få svar på:
·        Har vores kunder svaret på vores tilbud?
·        Har vi overholdt vores kontraktlige frister?
·        Har vi leveret de lovede dokumenter?
·        Er der udestående opgaver?

Du skal bruge menupunktet Opfølgning under Dokumenter:



Du kan vælge:
·        At få udeståender vist i en kalender (som ovenfor) eller i en liste
·        Kun at få vist dine egne udeståender (som ovenfor) eller få vist alles

Du kan også:
·        Fjerne dem fra listen vha højreklik eller ved at trykke på en af de viste knapper
·        Åbne de tilhørende dokumenter ved at dobbeltklikke
·        Tilføje Aktioner eller redigere i de viste vha knappen [Aktion].

Vær opmærksom på at hvis du sletter en udestående, fx ved at trykke på Delete-tasten på dit tastatur, så sletter du det pågældende dokument (du kan finde det under Nyligt slettede hvorfra det kan genskabes).

Bemærk at ovenstående kræver at jeres TeamCase installation kører Version 8 eller højere. Kontakt Teamsoft hvis I ønsker at opgradere.
 

• Comments [0]

Importer dine forretningsforbindelser fra Excel

Johannes Madsen  16 April 2015 11:36:32

Mange nye TeamCase brugere, har tidligere brugt Excel til deres kunder og andre forretningsforbindelser. Nu kan du let importere Excel til TeamCase. Du kan også bruge det hvis du har hentet kundeemner fra en hjemmeside, fx fra cvr.dk.

Det første du skal gøre er at oprette et Importformat. Importformatet definerer hvilke TeamCase-felter der svarer til Excel-kolonner, men kan også bruges til at foretage beregninger.

Importformatet defineres her:



Når du definerer dit Importformat, skal du vælge om du vil oprette:

• Privatpersoner
• Virksomheder
• Virksomheder med Kontaktpersoner

Samt hvilken Rolle de importerede kontakter skal ha’.

Hvis dit Excelark indeholder flere af ovenstående, skal du oprette flere Importformater. I hvert importformat skal du så angive en Selektionsformel som bestemmer hvilke linier du vil ha med.



Her er et eksempel på et Importformat til Birgittes Privatpersoner. Selektionsformlen C=”” angiver at Excel-kolonne C (som indeholder firmanavn), skal være blank.

Det næste som skal angives er hvilke standard TeamCase-felter der skal indlæses:



Herudover er det muligt at angive navne på eventuelle specialfelter som bruges af den aktuelle installation.

De enkelte felter angives som en formel:




Excel-kolonnerne angives ved deres bogstav. I stedet for fx at angive A, er det en god ide at angive @Trim(A), da dette fjerner eventuelle foran- eller bagvedstillede blanke.

Bemærk også formlen for Postnr, @Text(E). Den sikrer at postnummeret gemmes som tekst. Hvis det blot angives som E vil det blive gemt som et tal og det giver fejl da TeamCase antager at det er tekst.

Bemærk at ovenstående kræver at jeres TeamCase installation kører Version 8 eller højere. Kontakt Teamsoft hvis I ønsker at opgradere.

• Comments [2]

Sådan vedligeholder du jeres Dokumentskabeloner

Johannes Madsen  13 April 2015 13:33:01

Nedenstående er kun relevant for de brugere som har adgang til Skabeloner. Hvis du er en af dem, så har du menupunktet "Skabeloner" som markeret med rødt her:



Den bedste måde at lave en ny Skabelon på, er ved at lave en kopi af en eksisterende. Vælg en Skabelon som ligner den ønskede så meget som muligt.



Når du har åbnet oversigten over "Skabeloner", skal du højreklikke på en eksisterende Skabelon (fx Brev) og vælge "Ny kopi":



Bemærk at der ikke må være to skabeloner med samme navn. Du er derfor nødt til at ændre feltet "Skabelon" (eller feltet "Type") så den nye skabelon bliver unik.

Hvis der er tale om et Word-dokument (eller et andet Office-dokument), skal du redigere indholdet vha knappen [Office Dokument].

Når du er færdig med dine rettelser, går du tilbage til Skabelon-formularen og trykker [Gem og luk].

PS: Selv om du skal rette en eksisterende skabelon, kan det være en god ide at lave en kopi af den du vil rette (som beskrevet ovenfor). Så kommer du ikke uforvarende til at ødelægge den Skabelon dine kolleger benytter, men har mulighed for at teste den inden du sætter den i drift (ved at slette den originale Skabelon og derefter rette Skabelon-navnet tilbage).

• Comments [0]

Introduktion til TeamCase for Outlook

Johannes Madsen  17 March 2014 11:20:50

I forbindelse med frigivelsen af Version 7.5 af TeamCase, har vi udarbejdet en ny introduktion til TeamCase for Outlook beregnet til nye brugere.

Du kan læse det nye dokument her

• Comments [0]

Nye faciliteter i TeamCase version 7.5

Johannes Madsen  20 February 2014 13:40:05

Med version 7.5 får I øget sikkerhed og sparer endnu mere tid. Ud over en række forbed-ringer som både kommer brugere af Outlook og Notes Mail til gode, indeholder den nye version flere væsentlige forbedringer som er specifikt til dem der bruger Outlook.

Husk at det er gratis at opgradere, hvis I abonnerer på vedligehold. Kontakt os derfor straks for at aftale hvornår I vil ha’ det gjort.

Læs mere her

• Comments [0]

Sådan fletter man virksomhedens kontakter

Johannes Madsen  5 February 2014 14:13:15

Når man bruger [Flet] bliver man først præsenteret for en liste over de kontakter man har valgt. Tidligere blev der ikke skelnet mellem Kontraktpersoner og Job, men det gør der nu:



Som det kan ses tælles Kontaktpersoner (som altså ikke er knyttet til Privatpersoner) m/u e-mail nu op for sig uafhængigt af Job (som er knyttet til Privatpersoner) m/u e-mail.

Herudover er der en ny kategori, kaldet ”Tilhørende private”:



Her har brugeren flettet 32 Job. Desværre har ingen af dem nogen e-mail, men heldigvis har TeamCase fundet 32 tilhørende Privatpersoner og nogen af dem har en e-mail. Dem kan vi nu e-maile til ved at fravælge de oprindelige Job og tilvælge Privatpersonerne:



Ovenstående vil oprette én e-mail i Notes eller Outlook med 27 BCC modtagere (bemærk at det kan mistænkeliggøre e-mailen i nogle spam-filtres øjne). Havde man i stedet valgt E-mail (TeamCase) ville man få mulighed for at vælge at sende en individuel, personlig e-mail til hver af de 27 modtagere.

Når vi har sendt e-mail til de 27 kan vi naturligvis udføre den samme [Flet] igen, og denne gang vælge de resterende 5 modtagere. De kan fx få et brev i stedet for:

• Comments [0]